Routinen
Was Sie einmal festhalten, gilt beim nächsten Mal.
Der Monatsbericht, die Postsichtung, die Prüfung nach dem Livegang: Arbeit, die immer gleich abläuft, muss nicht jedes Mal neu erklärt werden. Im Agentenmanager wird sie zum Kurzbefehl, zum Workflow oder zur Routine — und läuft dann nach Zeitplan oder auf Zuruf eines anderen Systems.
Vier Werkzeuge
Von der Wiederholung zur Gewohnheit der Software
Kurzbefehl
Eine Anweisung, die Sie immer gleich geben, bekommt einen Namen. Sie tippen ihn, der Agent weiß, was gemeint ist.
EnthaltenWorkflow
Eine abhakbare Checkliste für einen Ablauf, mit Vorlagen. Ein Häkchen startet nichts von selbst; Aufträge gehen in den Briefkasten.
EnthaltenRoutine
Ein Zeitplan: Briefkasten sichten, Bericht schreiben, Zahlen holen. Sie läuft, solange die Software läuft.
Mit EinrichtungWissen und Regelwerke
Was Sie einmal korrigiert haben, wird zur Regel oder Vorlage. Jeder Agent liest sie zu Beginn jeder Arbeit — auch der, den Sie nächstes Jahr anlegen.
EnthaltenZwei Auslöser
Die Uhr — oder ein anderes System
| Nach Zeitplan | Durch ein anderes System | |
|---|---|---|
| Wofür | Wiederkehrendes: nachts, morgens, monatlich | Ereignisse: eine Buchung, ein Formular, ein Shop |
| Angelegt | Unter Ressourcen ▸ Routinen oder beim Agenten | Unter Routinen ▸ Eingänge von außen oder beim Agenten |
| Grenzen | Fällt aus, wenn der Rechner aus ist; wird nicht nachgeholt | Unterschrieben, fünf Minuten gültig, Mengenbremse je Stunde |
| Ergebnis | Liegt morgens im Briefkasten | Auf Wunsch über eine Vorgangsnummer abrufbar |
Mehr zum zweiten Weg auf der Seite Verbindungen.
Drei, die sich lohnen
Womit Agenturen anfangen
Die Postsichtung
Morgens ist die Post gelesen, zugeordnet und vorsortiert; Antwortentwürfe liegen bereit. Braucht das Agentur-Cockpit und ein angebundenes Postfach.
Der Monatsbericht
Zahlen holen, einordnen, in Kundensprache schreiben — nach Ihrer Vorlage. Sie lesen, ergänzen, senden.
Die Prüfung nach dem Livegang
Struktur, Meta-Angaben, Ladezeit, Rechtstexte: geprüft, nicht gehofft — als Befundliste statt als Bauchgefühl.
Häufige Fragen
Zu Routinen und Workflows
Läuft eine Routine, wenn der Mac aus ist?
Nein. Agenten und Routinen arbeiten, solange die Software läuft. Ist der Rechner aus, fällt der Lauf aus und wird nicht nachgeholt — deshalb empfehlen wir einen Mac, der durchläuft.
Was passiert, wenn eine Routine etwas verschicken will?
Dasselbe wie sonst: Sie legt es Ihnen vor. Eine Routine bereitet vor — den Bericht, die Antwortentwürfe, die Auswertung. Was nach außen geht, geben Sie frei.
Wann lohnt sich eine Routine?
Faustregel: beim dritten wortgleichen Auftrag. Bis dahin genügt ein Kurzbefehl.
Wie hängen Workflow, Kurzbefehl und Routine zusammen?
Ein Kurzbefehl ist ein Satz, den Sie nicht mehr tippen. Ein Workflow ist eine Checkliste für einen Ablauf, die Sie abhaken. Eine Routine ist der Zeitplan, der beides ohne Sie anstößt.
Kann ich eine Routine im Gespräch anlegen?
Ja. Bei jedem Agenten öffnet ein Uhrsymbol die Frage, wodurch er ohne Ihr Zutun anfangen soll: nach Zeitplan oder durch ein anderes System. Projekt und Agent sind dabei schon gesetzt.
Demo
Sehen Sie den Agentenmanager am laufenden Programm.
Per Video, ohne Folien: Projekt anlegen, Rollen wählen, Auftrag schreiben, Freigabe — und Ihre Fragen, beantwortet am Programm. Vorbereitung auf Ihrer Seite: keine.